Uzaktan Çalışma: Yasal Hususlar ve Uygulamalar

Av. Suna ŞANSAL

1. GİRİŞ VE KAPSAM

Uzaktan çalışma, dijital teknolojilerin gelişimi ve pandemi sürecinin etkisiyle dünyada ve Türkiye’de hızla yaygınlaşmıştır. Bu çalışma modeli, hem işverenler hem de çalışanlar açısından birçok avantaj sağlarken, bazı hukuki tereddütleri de beraberinde getirmektedir. Bu makalede, Türkiye’deki uzaktan çalışma uygulamalarının hukuki çerçevesi, işverenlerin ve çalışanların hak ve sorumlulukları ile uygulamadaki önemli hususlar ele alınacaktır.

2. UZAKTAN ÇALIŞMA KAVRAMI VE YASAL DAYANAK

Türkiye’de uzaktan çalışma, 4857 sayılı İş Kanunu’nun 14. maddesiyle ve bu maddeye dayanılarak hazırlanan Uzaktan Çalışma Yönetmeliği ile düzenlenmiştir.

Kanunda uzaktan çalışma, işçinin, iş görme edimini işyeri dışında ve evden teknolojik iletişim araçlarıyla yerine getirmesi olarak tanımlanmaktadır. 2016 yılında yürürlüğe giren bu düzenleme, iş ilişkilerini dijital dünyaya taşımayı ve esnek çalışma modellerini yaygınlaştırmayı amaçlamaktadır.

3. UZAKTAN ÇALIŞMANIN ŞARTLARI

Uzaktan çalışmaya ilişkin esasların, işçi ve işveren arasında yapılacak yazılı bir sözleşmeyle düzenlenmesi faydalı olacaktır. Bu sözleşmede şu hususların yer alması önemlidir:

• İşin Niteliği ve Tanımı: Uzaktan çalışmanın kapsamı ve işin nasıl yapılacağı net bir şekilde tanımlanmalıdır. Uzaktan çalışmanın yapılacağı zaman aralığı ve süresi de iş sözleşmesinde belirtilmelidir. Mevzuatta öngörülen sınırlamalara bağlı kalmak koşuluyla taraflarca çalışma saatlerinde değişiklik yapılabilir.
• Çalışma Saatleri: Uzaktan çalışmada esneklik olsa da, belirli çalışma saatlerinin belirtilmesi hem işverenin hem de çalışanın haklarını korunması açısından kritiktir.
• İş Ekipmanları: İşin gerektirdiği araç ve gereçlerin kim tarafından temin edileceği ve bu araçların kullanım sorumlulukları sözleşmede yer almalıdır. İlgili yönetmelik uyarınca, uzaktan çalışanın mal ve hizmet üretimi için gerekli malzeme ve iş araçlarının iş sözleşmesinde aksi kararlaştırılmamışsa işveren tarafından sağlanması esastır. Bu malzeme ve iş araçlarının kullanım esasları ile bakım ve onarım koşulları açık ve anlaşılır bir şekilde uzaktan çalışana bildirilir.
• İş Sağlığı ve Güvenliği: İşveren, uzaktan çalışanların iş sağlığı ve güvenliği tedbirlerine uyulmasını sağlamakla yükümlüdür.

4. İŞVERENİN YÜKÜMLÜLÜKLERİ

Uzaktan çalışmanın uygulanmasında işverenin bazı önemli yükümlülükleri bulunmaktadır:

• İş Sağlığı ve Güvenliği Önlemleri: İşveren, çalışanların işyerinde olduğu gibi evde de güvenli bir ortamda çalışmasını sağlamak zorundadır. Bununla birlikte, çalışanların iş sağlığı ve güvenliği eğitimlerine katılmaları ve bu alandaki talimatlara uymaları gerekmektedir.
• Ekipman Sağlama: İşveren, uzaktan çalışmada kullanılan bilgisayar, yazılım ve internet bağlantısı gibi teknik gereksinimleri sağlamak zorundadır. Sözleşmede farklı bir düzenleme yapılmadığı sürece bu ekipmanların temini işverenin sorumluluğundadır.
• Kişisel Verilerin Korunması: İşveren, uzaktan çalışmada işçilerin kişisel verilerini korumak için gerekli teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlüdür. KVKK kapsamında işçilerin kişisel verilerinin işlenmesi, saklanması ve üçüncü şahıslarla paylaşılmasına ilişkin açık rızalarının alınması gerekmektedir.

5. UZAKTAN ÇALIŞANIN YÜKÜMLÜLÜKLERİ

Uzaktan çalışan işçiler, işyerinde çalışan diğer işçilerle aynı hak ve yükümlülüklere sahiptir. Ancak, bazı ek yükümlülükler mevcuttur.

• İş Disiplinine Uyum: Uzaktan çalışmanın sağladığı esneklik, işçilerin iş disiplinine uyma sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Çalışanlar, belirlenen çalışma saatlerine riayet etmeli ve işveren tarafından verilen talimatlara uygun şekilde işlerini yerine getirmelidir.
• İş Sağlığı ve Güvenliğine Riayet: İşçi, işverenin sunduğu iş sağlığı ve güvenliği eğitimlerini almalı ve çalıştığı ortamda güvenliği sağlamak için gerekli tedbirleri almalıdır.
• İş Performansı ve Verimlilik: Uzaktan çalışmada işin niteliği gereği, işçilerden iş performanslarını ve verimliliklerini korumaları beklenmektedir. Uzaktan çalışma sürecinde, işverenin denetim mekanizmaları kısıtlı olsa da işçinin iş tanımı kapsamına giren işler üzerindeki sorumlulukları devam etmektedir.

6. UZAKTAN ÇALIŞMADA EŞİT MUAMELE İLKESİ

4857 sayılı İş Kanunu’nun temel ilkelerinden biri olan eşit davranma yükümlülüğü, uzaktan çalışma modeli için de geçerlidir. Bu ilke ve bu ilkeye dayanılarak düzenlenen madde 14 uyarınca; uzaktan çalışan işçiler, iş sözleşmelerinin niteliği sebebiyle, esaslı bir neden olmadıkça, aynı işi yapan emsal işçilere göre farklı muameleye tabi tutulamaz.

Esaslı neden kavramı, işin niteliği, işçinin performansı ya da iş sağlığı ve güvenliği gibi objektif ve işin gereği olan durumları ifade eder. Ancak bu gibi nedenler olmadığı sürece uzaktan çalışan işçilerin emsal işçilere göre dezavantajlı konuma getirilmesi eşit muamele ilkesine aykırılık teşkil edecektir.

Özellikle şu hususlar dikkate alınmalıdır:

• Ücret ve Yan Haklar: Uzaktan çalışan işçiler, işyerinde çalışan emsal işçilere oranla daha düşük ücret veya daha az yan haklara sahip olmamalıdır. Aynı işin aynı niteliklerle uzaktan yapılması, işçinin maaşı ya da diğer sosyal hakları üzerinde olumsuz bir etki yaratmamalıdır.
• Terfi ve Kariyer Gelişimi: Uzaktan çalışan işçiler, işyerinde çalışan meslektaşlarına göre terfi, eğitim olanakları veya kariyer gelişimi açısından farklı bir muameleye maruz kalmamalıdır. İşverenler, uzaktan çalışmayı bir dezavantaj unsuru olarak görmemeli ve eşit fırsatlar sunmalıdır.
• Fesih ve İş Güvencesi: Uzaktan çalışma, iş sözleşmesinin feshi konusunda da işçiye herhangi bir dezavantaj getirmemelidir. İşçinin uzaktan çalışıyor olması başlı başına bir fesih gerekçesi teşkil etmemektedir.

7. UYGULAMADA KARŞILAŞILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜM ÖNERİLERİ

Uzaktan çalışmanın yaygınlaşmasıyla birlikte uygulamada bazı sorunlar da gündeme gelmiştir. Bu sorunlar, genellikle denetim, çalışma saatleri, iş sağlığı ve güvenliği ve iş ilişkilerindeki dönüşümle ilgilidir. Aşağıda, uygulamada karşılaşılan başlıca sorunlar ve bunlara yönelik çözüm önerileri ele alınmıştır:

a) Uzaktan Çalışmada Personelin Denetimi ve Performans Takibi, Hukuki Çerçevede Nasıl Yapılır?

Uzaktan çalışmada işverenlerin en sık karşılaştığı sorunlardan biri, çalışanların performansını ve iş disiplinine uyumunu denetlemektir. İşyerinde fiziksel olarak bulunmayan işçilerin işlerini düzenli ve verimli bir şekilde yerine getirip getirmediklerinin tespiti zor olabilmektedir.

Çözüm Önerisi: İşverenler, dijital araçlarla çalışanların performansını ölçme yöntemleri geliştirebilir. Performans izleme yazılımları, iş teslim sürelerinin takibi ve hedef odaklı çalışma yöntemleri bu süreçte kullanılabilir. Ayrıca, düzenli olarak yapılacak online toplantılar ve raporlamalar ile işin ilerleyişi takip edilmelidir. Tüm bu konulara ilişkin olarak performans kriterleri ve kural setleri işverenler tarafından belirlenmeli, personellere tebliğ edilmeli, gerekirse bu konuda eğitim sağlanmalıdır. İşverenlere genellikle önerdiğimiz “işyeri yönetmeliği oluşturma”, uzaktan çalışma durumunda daha da önem kazanmaktadır. uzaktan çalışma bir esneklik sağlarken, iş disiplini ve denetimi de hukuki çerçevede belirlemek gerekmektedir. Ancak bu denetim sürecinde çalışanların mahremiyet haklarına özen gösterilmeli; işveren, aşırı denetim uygulamalarından kaçınmalıdır. Aksi durumda mobbing tartışmaları ortaya çıkabilecektir.

b) Uzaktan Çalışmada Fazla Mesai Nasıl Belirlenir ve Nasıl İspatlanır?

Uzaktan çalışmanın esnek yapısı, çalışma saatlerinin belirlenmesi konusunda sorunlara yol açabilmektedir. Çalışanların iş-yaşam dengesini koruyamaması ve fazla mesai yapmaya zorlanmaları, uzaktan çalışmada çokça karşılaşılan problemler arasındadır. Çalışanlar, işverenin talepleri doğrultusunda esnek saatlerde çalışırken fazla mesai ücretlerinin ödenip ödenmediği veya bu sürenin nasıl hesaplandığı önem arz etmektedir.

Çözüm Önerisi: Uzaktan çalışanlar için çalışma saatlerinin net bir şekilde belirlenmesi, fazla mesainin yazılı talimatlarla düzenlenmesi gerekmektedir. Yargıtay kararlarında fazla mesainin somut delillerle ispatının arandığı görülmekte olup önem arz eden ispat vasıtaları şu şekildedir:

• Çalışma Sürelerinin Yazılı Olarak Belirlenmesi: İş sözleşmesinde, uzaktan çalışan işçinin günlük ve haftalık çalışma süreleri açık bir şekilde belirtilmelidir. Böylece, fazla mesainin sınırları net bir şekilde tanımlanabilir ve her iki taraf da çalışma saatlerine dair net bir çerçeveye sahip olur.
• Telefon, E-Posta, Bilgisayar ve Yazılım Kayıtlarının İncelenmesi: İşçinin telefon görüşmeleri, çalıştığı bilgisayarda yaptığı giriş-çıkış saatleri, göndermiş olduğu e-postalar, çalıştığı uygulamalardaki aktiviteler ve program kullanım süreleri fazla mesaiyi kanıtlamada önemli bir rol oynamaktadır.
• Çalışma Sürelerinin Raporlanması: Uzaktan çalışan işçiler, kendi çalışma sürelerini düzenli olarak raporlaması halinde bu raporlar, işçinin hangi saatlerde çalıştığını ve fazla mesai yapıp yapmadığını gösteren belgeler olarak kullanılabilmektedir. Raporların e-posta yoluyla işverene iletilmesi, fazla mesainin ispatını kolaylaştıracaktır.

c) Uzaktan Çalışmada İş Sağlığı ve Güvenliği Nasıl Sağlanır?

İş sağlığı ve güvenliği, uzaktan çalışmada önemli bir sorun teşkil etmektedir. Çalışanların evlerinde veya uzaktan çalıştıkları diğer ortamlarda iş kazalarının meydana gelmesi durumunda, sorumluluğun nasıl belirleneceği ve hangi tedbirlerin alınması gerektiği konusunda uygulamada sıkça soru işaretleri oluşmaktadır. İşverenin iş sağlığı ve güvenliği tedbirlerini uzaktan çalışma ortamına nasıl adapte edeceği konusu belirsizlik yaratabilir.

Çözüm Önerisi: İşverenler, çalışanların evde çalıştıkları ortamın güvenli olup olmadığını kontrol etmeli ve bu konuda rehberlik sağlamalıdır. Uzaktan çalışan işçilere iş sağlığı ve güvenliği eğitimi verilmeli, ergonomik çalışma düzeni hakkında bilgilendirme yapılmalıdır. Ayrıca, iş kazaları veya meslek hastalıklarına ilişkin risklerin azaltılması için işverenlerin işyeri hekimleri ve iş güvenliği uzmanlarıyla işbirliği yapması faydalı olacaktır.

d) Uzaktan Çalışmada Kişisel Verilerin Korunması ve Gizlilik Nasıl Sağlanır?

Uzaktan çalışma, işverenin ve çalışanların kişisel verilerinin korunması açısından da riskler barındırmaktadır. İşverenler, işçilerin kişisel verilerini ve şirketle ilgili gizli bilgileri uzaktan çalışmada nasıl güvenli bir şekilde koruyacaklarını netleştirmelidir. Çalışanların uzaktan çalışırken kullandıkları kişisel cihazlarda şirket verilerinin bulunması, veri güvenliği ihlallerine yol açabilmektedir.

Çözüm Önerisi: Uzaktan çalışmada çalışanlara ve şirkete ait kişisel verilerin korunması için alınabilecek önlemler şu şekildedir:

• Güvenlik Politikalarının Güncellenmesi: İşverenler, uzaktan çalışma ile birlikte değişen iş ortamına uygun veri güvenliği ve gizlilik politikalarını güncellemelidir. Bu politikalar, çalışanların uzaktan çalışırken hangi dijital araçları ve güvenlik yazılımlarını kullanacaklarını, veri saklama ve iletim kurallarını içermelidir.
• KVKK Yükümlülükleri: Türkiye’de Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında, işverenler çalışanların kişisel verilerini korumakla yükümlüdür. Bu kapsamda, işçilerin verilerinin işlenmesi, saklanması ve üçüncü taraflarla paylaşılması durumlarında açık rızalarının alınması gerekir.
• Çalışanlara Eğitim Verilmesi: İşverenler, çalışanlarına uzaktan çalışmada veri güvenliği ve gizliliği konularında eğitim vermelidir. Çalışanlar, siber güvenlik riskleri ve gizliliği sağlama yöntemleri konusunda bilinçlendirilmelidir.
• Dijital İmza ve Erişim Yetkileri: Çalışanların sisteme erişiminde güvenli kimlik doğrulama yöntemleri (örneğin dijital imza, iki faktörlü kimlik doğrulama) kullanılmalıdır. Erişim yetkileri sadece görevle ilgili olanlarla sınırlandırılmalı, gereksiz yetkilendirmeden kaçınılmalıdır.

8. SONUÇ

Uzaktan çalışma, Türkiye’de hızla gelişen bir çalışma modeli olmasına rağmen, işçi ve işverenler açısından dikkat edilmesi gereken birçok yasal husus bulunmaktadır. İş sözleşmelerinde uzaktan çalışmaya ilişkin koşulların net bir şekilde belirlenmesi, özellikle çalışma saatleri ve fazla mesainin denetlenmesi, kişisel verilerin korunması ve iş sağlığı güvenliği gibi konularda yaşanabilecek uyuşmazlıkları önlemek adına oldukça önemlidir. İşverenlerin, çalışanların haklarını korurken aynı zamanda iş verimliliğini sağlaması bu modelin başarıya ulaşması için temel unsurdur. Yasal çerçevenin doğru şekilde uygulanması, uzaktan çalışmanın her iki taraf için de sürdürülebilir ve verimli olmasını sağlayacaktır.

Uyarı: Bu sayfada yer alan bilgi ve görüşler genel bilgilendirme ve akademik katkı amaçlıdır. Otto Avukatlık ve Arabuluculuk’un görüşlerini yansıtmayabilir. Hukukun dinamik bir alan olması sebebiyle sitede yer alan bilgi ve görüşler güncelliğini yitirebilir. Sitede yer alan yazılar, o alandaki hâkim doktrini veya yaygın yargısal uygulamaları yansıtmayabilir, yazarın kendi hukuki kanaatlerini içerebilir. Bu sitede yer alan bilgi ve hukuki görüşler hukuki tavsiye değildir ve bu içeriklerin hukuki tavsiye niteliğinde olması amaçlanmamıştır. Özgün durumlar için profesyonel hukuki destek alınması tavsiye edilmektedir. Sitedeki bilgi ve görüşlerin somut olaylara uygulanmasının neticelerinden Otto Avukatlık ve Arabuluculuk veya ilgili yazının yazarı sorumlu değildir. Bilgilerinize sunarız.