
Suna ŞANSAL
Stajyer Avukat
1. GİRİŞ VE KAPSAM
İşçi özlük dosyası, işveren tarafından her bir çalışan için ayrı ayrı tutulması gereken; iş ilişkisinin başlangıcı, devamı ve sona ermesine ilişkin belgeleri içerisinde barındıran bir kayıt dosyasıdır. İş Kanunu madde 75 uyarınca, İş Kanunu’na tabi işverenlerin özlük dosyası düzenlemesi zorunludur. İş Kanunu’nun ilgili maddesi şöyledir:
Madde 75 – İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.
İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.
İlgili madde göz önünde bulundurulduğunda, işçi özlük dosyasının ana unsurlarını hukuka uygun olarak tutulan belge ve kayıtların oluşturduğu görülmektedir.
2. İŞÇİ ÖZLÜK DOSYASININ ÖZELLİKLERİ
2.1. DÜZENLENMESİNİN ZORUNLULUĞU ve İDARİ PARA CEZASI
İş Kanunu md. 2 uyarınca, işçi çalıştıran gerçek veya tüzel kişiler yahut tüzel kişiliği olmayan kurum ve kuruluşlar işveren olarak adlandırılmaktadır. “Giriş ve Kapsam” başlıklı birinci bölümde de belirtildiği üzere, İş Kanunu’na tabi bir işverenin iş sözleşmesine dayanarak çalıştırdığı her işçi için özlük dosyası düzenlemesi kanuni bir zorunluluktur. Türkiye’de çalışma izni bulunan yabancı işçiler için de bir ayrım yapılmaksızın özlük dosyası tutulması gerekmektedir.
İşyerinin devredilmesi halinde İş Kanunu md. 6. uyarınca, devir tarihinde işyerinde mevcut olan iş sözleşmeleri bütün hak ve borçları ile devralana geçtiğinden devir tarihinden itibaren işçi özlük dosyası tutma yükümlülüğü de devralan işverene geçmektedir.
Özlük dosyasında yer alan kayıt ve belgelerin fiziki ortamda tutulmasını zorunlu kılan herhangi bir düzenleme bulunmamaktadır. Bu nedenle işveren, işçi özlük dosyasını elektronik ortamda da saklayabilmektedir. Ancak ıslak imzalı belgelerin fiziki ortamda saklanması gerekmektedir.
İş Kanunu’nda, özlük dosyası düzenlemeyen işverenlere yaptırım olarak idari para cezası öngörülmüş olup bu tutar yer yıl değişmektedir. Açık kaynaklardan güncel ceza tutarına ulaşılabilir. İşçi özlük dosyasının her işçi için ayrı düzenlenmesi gerektiğinden, özlük dosyası düzenlenmeyen her işçi için ayrı ayrı idari para cezası söz konusu olabilmektedir.
2.2. ÖZLÜK DOSYASININ DELİL NİTELİĞİ VE DAVALARA ETKİSİ
Özlük dosyası; iş ilişkisinin başlangıcına, devamına ve sona ermesine ilişkin belge ve kayıtları içerdiğinden taraflar arasında uyuşmazlık olması halinde bu belge ve kayıtlar ispat vasıtası olarak kullanılabilmektedir. Örneğin işveren, çalışanına yıllık izin kullandırdığını ispatla yükümlüdür ve imzalı yıllık izin formlarının olmaması halinde yıllık iznin kullandırıldığının ispatı mümkün olmayabilir. Böyle bir durumda işverenin, kullandırdığı yıllık izin için ayrıca yıllık izin ücreti ödemesi gerekebilecektir. Yine uygulamada sıklıkla fazla mesailerin ispatlanması konusu tartışılmaktadır. Puantaj kayıtları ve işyeri giriş-çıkış kayıtlarını düzenli şekilde tutan bir işveren, kendisine yöneltilebilecek haksız taleplere karşı delil ortaya koyabilecektir.
Ek olarak, sosyal güvenlik kurumu gibi devlet kurumlarınca yapılacak incelemelerde personel özlük dosyalarının düzenli şekilde tutulmuş olması önemli bir avantaj sağlamaktadır. İlgili kurumların denetimlerine hazır olan işverenin yaptırımlarla karşılaşma riski azalacaktır.
3. İŞÇİ ÖZLÜK DOSYASININ İÇERİĞİ
İş ilişkisi boyunca birçok belge ve kayıt işçi özlük dosyasına dahil edilmektedir. İşçinin uyruğuna, istihdam şekline, yaptığı işe bağlı olarak özlük dosyasında bulunması gereken bilgi ve belgeler değişkenlik gösterebilmektedir. Özlük dosyasında yer alması gereken başlıca belgeler şöyledir:
Zorunlu olmamakla birlikte; diploma, özgeçmiş, sertifika ve performans değerlendirme çizelgesi gibi birçok belge de insan kaynakları departmanlarının uygulamalarıyla özlük dosyalarına dahil edilmektedir.
4. İŞÇİ ÖZLÜK DOSYASINDAKİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI
Özlük dosyasındaki belge ve kayıtların kişisel veri içermesi nedeniyle dosyanın tutulma şekli, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında önem arz etmektedir. Bu kapsamda; işveren öncelikle çalışanına kişisel verilerinin neden alındığı, ne amaçla ve nerede kullanılacağı, kimlerle paylaşılacağı hususlarını açıklayarak bir aydınlatma yapmakla yükümlüdür. Aydınlatmanın yazılı olarak yapılması ve çalışanın imzasının alınması ispat açısından önem teşkil etmektedir.
Özlük dosyasında bulunan sağlık belgeleri ve kayıtları, özel nitelikli kişisel veri içerdiğinden bu belgelerin iş yeri hekiminin muhafazası altında tutulması gerekmektedir. İş yeri hekiminin bulunmaması halinde, çalışanın açık rızası alınarak özlük dosyasından ayrı bir ortamda ve erişim yetkisi belirlenmiş kişilerin kontrolünde muhafaza edilmelidir.
KVKK md.7 uyarınca, verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde, ilgili kişisel verilerin şirket bünyesinde oluşturulmuş olan imha politikasına uygun olarak imha edilmesi gerekmektedir.
Özetle, özlük dosyasında yer alan belgelerdeki kişisel verilerin “amaçla sınırlı ve ölçülü veri işleme” ilkesi doğrultusunda işlenmesi ve çalışanların veri işleme faaliyeti hakkında aydınlatılması önem arz etmektedir.
5. SONUÇ
Sonuç olarak; İş Kanunu’na tabi bir işverenin her bir çalışanı için özlük dosyası düzenlemesi kanuni bir zorunluluktur ve bu zorunluluğa uyulmaması halinde idari para cezası öngörülmektedir. Ek olarak özlük dosyasında yer alan belge ve kayıtlar olası uyuşmazlıklarda ispat vasıtası olarak kullanılabileceğinden iş ilişkisinin başlangıcından sona ermesine kadar dosyanın hukuka uygun ve düzenli bir şekilde tutulması kritik öneme sahiptir. Aksi halde, idari işlemlerde ve olası yargılamalarda hem işveren hem de çalışan açısından hak kayıpları yaşanabilmektedir.
KAYNAKÇA
Uyarı: Bu sayfada yer alan bilgi ve görüşler genel bilgilendirme ve akademik katkı amaçlıdır. Otto Avukatlık ve Arabuluculuk’un görüşlerini yansıtmayabilir. Hukukun dinamik bir alan olması sebebiyle sitede yer alan bilgi ve görüşler güncelliğini yitirebilir. Sitede yer alan yazılar, o alandaki hâkim doktrini veya yaygın yargısal uygulamaları yansıtmayabilir, yazarın kendi hukuki kanaatlerini içerebilir. Bu sitede yer alan bilgi ve hukuki görüşler hukuki tavsiye değildir ve bu içeriklerin hukuki tavsiye niteliğinde olması amaçlanmamıştır. Özgün durumlar için profesyonel hukuki destek alınması tavsiye edilmektedir. Sitedeki bilgi ve görüşlerin somut olaylara uygulanmasının neticelerinden Otto Avukatlık ve Arabuluculuk veya ilgili yazının yazarı sorumlu değildir. Bilgilerinize sunarız.